وحده في العمل. كيف تتعاون عن بعد مع العملاء والزملاء؟

إخلاء المسؤولية: لقد وصفت أفكاري حول العمل المنتج في المقالة السابقة: كيف تعمل بشكل فعال في فريق بعيد؟ تنبيه المفسد: ما زلت أبحث عن إجابة. في هذه المقالة ، أركز على الأدوات والحلول الملموسة التي أستخدمها في عملي كمصمم تجربة مستخدم. ضع في اعتبارك أن النصائح التالية قد تكون غير كافية في وضعك.

الهدف: السعادة الشخصية

كيف تكون سعيدا؟ يبدو وكأنه سؤال فلسفي. أعتقد أن السعادة تدور حول مفاهيم مثل الحب والاحترام والصحة والاسترخاء والمال. لذا من حيث العمل ، سأركز على تعظيم جزء المال ، ولكن ليس على حساب عوامل السعادة الأخرى. على سبيل المثال ، لن أقرر راتبًا أعلى ، إذا كان علي أن أفعل شيئًا مهينًا.

لحسن الحظ ، أنا راضٍ عن وضع عملي الحالي ، وعلى الأقل ، أريد الاحتفاظ به. هذا يعني أن صاحب العمل يحتاج إلى أن يكون راضيًا عن عملي. هو عندما أحصل على دخل للشركة. وهذا يحدث فقط عندما يقوم عملاؤنا بتقييم عملي بشكل إيجابي. على المستوى التشغيلي ، أحتاج إلى زيادة رضا العملاء إلى أقصى حد.

يمكنني القيام بذلك عن طريق:

  1. تقديم عمل عالي الجودة في الوقت المحدد ،
  2. ضمان العميل ، يمكنه الاعتماد علي (أي أنا موجود)

تبدو النقطة الأولى بديهية. والثاني يصبح أكثر صعوبة لأنه يتعلق بالمظهر الذي أنا فيه من أجلك.

خاصية العمل

بصفتي مصمم UX:

  • واجهات تصميم التطبيق ،
  • تدفقات مستخدم التصميم ،
  • تحليل بيانات البحث ،
  • إجراء دراسات المستخدمين ،
  • تقديم عملي وإدارة التعليقات.

صفيتي

  • أنا انطوائي. التحدث مع أشخاص آخرين يمتص طاقتي. هذا يعني أنني بالطبع أميل إلى تجنب معظم أشكال الاتصال المباشر. بالطبع ، في بعض الأحيان لا مفر منه ، كما في حالة تقديم عملي.
  • أفهم كيف تعمل الشركات. أسست أول نشاطي التجاري في سن 21 عامًا (منذ اثني عشر عامًا). تخرجت من جامعة اقتصادية. لهذا السبب أقوم أحيانًا بتحليل الأعمال ولا أحتاج إلى درجة البكالوريوس لشرح العملية لي.
  • أعمل كفريق UX واحد. عادة ، أنا المصمم الوحيد في المشروع ، لذلك طورت مجموعة متنوعة من المهارات: الإطارات السلكية ، وتصميم واجهة المستخدم الرسومية ، وبحوث تجربة المستخدم (معظمها IDIs ، وتحليلات الويب ، والبحث المكتبي). أحيانًا أقوم بإنشاء مواقع ويب كاملة من البداية (بفضل نهج Webflow بدون رمز). وهذا يعني أنني أتعاون مع أصحاب المصلحة والمطورين ومحللي الأعمال ومديري المشاريع.
  • أنا أنظم عملي ذاتيًا. لا أحب الفوضى إلا إذا كانت إبداعية. ملاحظاتي والملفات والملاحظات يمكن تتبعها وإدارتها بسهولة.
  • أكره إضاعة الوقت وهراء آخر. اللقاءات العقيمة مثل التعذيب بالنسبة لي. لهذا أنا ضد اتباع كل طقوس رشيقة عمياء ، كما لو كانت هناك قائمة مرجعية مقدسة. هل نحن بحاجة إلى المشاركة في نصف ساعة الوقوف كل يوم؟ كما أنني أحتقر اللامبالاة والقصور التنظيمي.

قواعد التعاون الفعال

تواصل أقل والتركيز على العمل

  • أقوم بتخصيص ثلاث فترات زمنية عندما أجيب على جميع الرسائل بكميات كبيرة (في البداية وفي المنتصف وفي نهاية يوم العمل). عمدا لا أحدد ساعات صارمة لأنني أقدر المرونة.
  • أنا أنتقد بشكل علني الاجتماعات التي ليس لها جدول أعمال ولا هدف واضح. بعد كل مؤتمر عن بعد حضرته ، أطلب مذكرة مكتوبة. إن وجود مثل هذا الألم في الحمار له مزايا - الناس يدعونني فقط إذا كنت بحاجة.
  • أقوم بتصفية البريد الوارد الخاص بي عن طريق تجاهل الاتصالات التي لا تهمني مباشرة.
  • لا أعطي أي شخص رقم هاتفي ما لم يكن رئيسًا أو أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين (ممثل عميل مسؤول عن الجانب المالي للمشروع ، على سبيل المثال ، الرئيس التنفيذي أو مالك المنتج).
  • أرفض القيام بأي مهام جانبية. عندما أكون في مشروع ، أركز عليه فقط. إذا كانت مجموعة مهاراتي ضرورية لمشروع آخر مرتفع الدخل ، فإنني أحث رؤسائي على إعادة ترتيب جدول أعمالي. 60٪ من الوقت للمشروع A و 40٪ من الوقت للمشروع B. حسنًا ، لكن دعنا نجعله رسميًا. الاستثناء الوحيد الذي قمت به هو المشاريع التي شاركت فيها مؤخرًا وفقط إذا لم تتجاوز مشاركتي ساعة واحدة في الأسبوع. لأنني أعرف تفاصيل المشروع ، يمكنني إنجاز العمل بسرعة فائقة.

لماذا هذا جيد للتعاون؟

بفضل هذه الممارسات ، أقوم بتوفير الوقت ويمكنني إنفاق المزيد منه لتوفير عمل جيد (وهذا هو ما يهم ، وليس العمل كخط مساعدة).

افتح لمساعدة زملائي في الفريق وزملائي في العمل

قد يبدو متناقضًا مع القاعدة أعلاه. ومع ذلك ، فهي مجرد إضافة طبيعية. من ناحية ، أقصر على الرسائل غير المرغوب فيها وأرفض أن أعمل كمتخصص في خدمة العملاء لزملائي في العمل. من ناحية أخرى ، أوضح ما هي خبرتي وبأي شروط أنا مستعد للمساعدة. انها مسألة وقت. يمكنني قضاء المزيد من الوقت مع زملائي في الفريق عندما أرى أنه يمكنني تحسين جودة عملهم بشكل كبير (حتى 50٪ من وقتي). أنا حريص أيضًا على تقديم المشورة للأشخاص خارج فريقي ، ولكن فقط إذا استغرق الأمر بضع دقائق. خلاف ذلك ، تصبح مهمة جانبية.

لماذا هذا جيد للتعاون؟

أنا متخصص UX الوحيد في شركتي ، لذا فإن خبرتي قد تلقي ضوءًا جديدًا على بعض الجوانب.

عروض تقديمية غير متزامنة

إنها الميزة القاتلة والنجمة الحديثة في ذخيرتي. قبل ترتيب المكتب المنزلي ، جمعت كل صاحب مصلحة في غرفة وقدمت الإطارات السلكية على شاشة كبيرة. على الرغم من أنها كانت مرهقة بالنسبة لي ، إلا أنني قدرت فعاليتها. جاءت ردود الفعل على الفور.

يقضي الوضع الحالي على إمكانية عقد مثل هذا الاجتماع ، ولكن هناك بدائل على الإنترنت ، على سبيل المثال ، مؤتمر عن بعد. ومع ذلك ، هناك صعوبات فنية في أدوات الاجتماع عبر الإنترنت. تعتمد بعض الأدوات على المتصفح ، وهو ما يكفي في كثير من الحالات ، ولكن في عملي ، لا يمكنني الاعتماد على العرض المنخفض الجودة للإطارات السلكية. يتعرف الآخرون على دقة شاشة مقدم العرض ولكنهم يحتاجون إلى تثبيت تطبيق محليًا (بعض موظفي الشركات ليس لديهم امتيازات المسؤول ، لذلك لا يوجد رقم كبير). توصلت إلى نهج مختلف - فيديو عالي الدقة. أسجل الشاشة (بالصوت) التي أقدم فيها الإطارات السلكية ، وأشرح الحلول الخاصة وتدفق المستخدم. يستمر الفيديو من 10 إلى 20 دقيقة في المتوسط ​​، لذا فهو أقصر بكثير من الاجتماع المعتاد. علاوة على ذلك ، يمكن لكل مشارك مشاهدته عندما يكون لديه الوقت. تأتي التعليقات كبريد إلكتروني (العديد من رسائل البريد الإلكتروني في الواقع).

لماذا هذا جيد للتعاون؟

  • يمكن مشاركة المزيد من الأشخاص (كل ما يتطلبه الأمر هو إرسال رابط إلى فيديو)
  • التعليقات أكثر ثاقبة (يمكن لأصحاب المصلحة التفكير في الأمر بسلام)
  • لا يوجد ضغط علي (تسجيل الشاشة مقابل التحدث أمام الجمهور)

للأسف ، هناك أيضا جانب سلبي. أتلقى ردود على مدى فترة طويلة. قد يستغرق الأمر أسبوعًا واحدًا ، مما قد يعطل سير العمل إذا كان القبول مطلوبًا للمضي قدمًا.

الوقوف غير المتزامن. من 30 إلى 1 دقيقة في اليوم.

انها نصيحة صديقي للمحترفين. لم تتح لي الفرصة لاستخدامها ، لكني أحببت الفكرة. بدلاً من المواقف المعتادة التي يمكن أن تستمر حتى 30 دقيقة (قصة حقيقية) ، يكتب فريق صديقي مذكرة يومية موجزة (ماذا فعلت بالأمس؟ ماذا سأفعل اليوم؟ بضع جمل على الأكثر) بشكل غير متزامن على ويكي. يقوم فريقه بإنشاء وثيقة واحدة لكل موقف.

لماذا هذا جيد للتعاون؟

تخلص من سلبيات الوقوف (الكثير من الوقت الضائع) واترك الفوائد (يتم إبلاغ الفريق).

أدوات للتعاون الفعال

Kap لتسجيل الشاشة على macOS

أستخدم Kap لتسجيل عروضي التقديمية عبر الأسلاك. هذه الأداة قوية ومجانية. لسوء الحظ ، إنه متاح فقط لنظام التشغيل Mac. بعد إنشاء الملف ، أقوم بتحميله إلى خدمة بث الفيديو. أستخدم YouTube لأنه يوفر وظائف ارتباط خاصة.

البريد الإلكتروني للتواصل

أنا من المدرسة القديمة. يظل البريد الإلكتروني أداة الاتصال رقم واحد بالنسبة لي ، لأن:

  • كل شخص لديه بريد إلكتروني ، لذلك لا يوجد حاجز للدخول.
  • يمكنك كتابة رسائل طويلة جدًا وإرفاق ملفات إضافية.
  • لديك تاريخ كامل (أحيانًا خارج الخط).
  • تمنحك الفلاتر المتقدمة تحكمًا كاملاً في بريدك الوارد.

ويكي للتوثيق

أقدر الويكي لأنها تمكّن التعاون في الوقت الفعلي. علاوة على ذلك ، فإن المستندات عبر الإنترنت محدثة على عكس مستندات Word المحفوظة محليًا. هناك العشرات من الويكي ، لكن Paper Dropbox هو المفضل لدي. يحتوي على واجهة نظيفة وجميع الميزات التي أحتاجها. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في الاستفادة من جداول البيانات عبر الإنترنت ، فإنني أوصي بـ Google Drive. كلاهما مجاني.

AirTable للحصول على وثائق إضافية

AirTable ليس حلاً واضحًا. تمكنك الأداة من إنشاء قواعد بيانات على شكل جداول وعلاقات بين السجلات. أنا أفضل ذلك أثناء إجراء تحليل الأعمال. يتفوق AirTable على Excel أو حتى جداول بيانات Google في هذا السيناريو.

سحابة سحابة للإطارات السلكية على الإنترنت

أذهب مع Axure Cloud حتى عندما أقوم بالتصميم في Sketch (أقوم فقط بتصدير اللوحات الفنية في PNG ثم أضف التفاعلات). تبدو الإطارات السلكية لتطبيقات الويب أكثر واقعية. أقوم بإيقاف تشغيل التعليقات في Axure لأنني أفضل تجميع الملاحظات عبر البريد الإلكتروني.

Zeplin (أو Axure Cloud) لتسليم المطورين

إذا قمت بتصميم في Sketch ، أذهب مع Zeplin. عندما أختار Axure ، أبقى مع Axure Cloud.

المفكرة الورقية لقوائم المهام

هناك أدوات ممتازة عبر الإنترنت لقوائم المهام. كنت سعيدًا مع Todoist (رائع لقوائم المهام البسيطة) والنقر (رائع للمشاريع المعقدة). على الرغم من أنني قدرت هذه الأدوات ، إلا أنني كنت تحت الانطباع أنهم كانوا يبطئونني. حدث ذلك لأنني لم أتمكن من توقع المهام التي كنت سأقوم بها في يوم معين. أصف عملي الإبداعي بأنه فوضى منظمة. خلال يوم واحد ، قد أغير رأيي مئات المرات ، لذا فإن تحديث قائمة المهام سيستغرق وقتًا طويلاً. وبكل جدية يحتاج أي شخص أن يعرف ، أنني غيرت حجم الخط هذا من 13 بكسل ، ثم إلى 12 بكسل ، ثم 14 بكسل؟ ورقة المفكرة تعمل بالنسبة لي الأفضل.

أدوات للتعاون غير الفعال (أكرههم)

قد تكون بعض الخيارات هنا بمثابة صدمة.

تكبير للاجتماعات عبر الإنترنت ومشاركة الشاشة

شعرت بالغموض بشأن وضع Zoom على هذه القائمة. أعتقد أنها أداة قوية ، وأنا معجب بالتكنولوجيا التي تقف وراءها. تعمل ميزة مشاركة الشاشة بشكل لا تشوبه شائبة. إذا كنت للاجتماعات عبر الإنترنت ، أوصي Zoom. المشكلة هي أنني ضدهم حاليًا لأنهم في كثير من الأحيان لا ينتجون أي نتيجة. آمل أن أضع Zoom على القائمة الأولى في المستقبل.

سلاك للدردشة

أريد أن انفصل عنك ، سلاك. ليس انت. هذا أنا. لا يمكنني أن أتغلب على مفهوم المراسلة الفورية في العمل. المحادثات جيدة للتحدث مع الأصدقاء على Facebook. المفارقة هي أن الاسم نفسه يخبرك بكل شيء. Slack يُمكّن من التهرب من العمل.

كلمة للمستندات

التعاون من خلال المراجعة> تعقب التغييرات هو كابوس ويجب حظره. تتضاعف الإصدارات المختلفة للمستند عن السيطرة. عزيزي الكلمة ، شكرا لك على التسعينات. مت الان.

الهاتف ، كما تعلمون ، للحديث

أكره المكالمات الهاتفية التجارية لسببين:

  • يقطعون وقت عملي العميق.
  • يجبروني على اتخاذ قرار على الفور. في كثير من الأحيان ، تكون النتيجة دون المستوى الأمثل (على الأقل بالنسبة لي). على سبيل المثال ، أقبل موعدًا نهائيًا غير واقعي ، ويجب أن أقوم بسداد مدفوعات على مدار ساعات.

Jira لأي شيء (ما لم تكن مطورًا)

أنا أحتقر أدوات لتتبع المهام وتقديرات الوقت. إنني أدرك مزاياها في عالم البرمجيات. يقوم المطورون بتحليل المهام الضخمة إلى أجزاء أكثر اكتظاظًا ، ويتم تبسيط المشكلة المعقدة. للأسف ، لا يمكنني تقسيم كل تحدٍ تصميمي أواجهه وإعداد قائمة تحقق. إنه أمر مضلل ، لأنه خلال عملية التصميم ، يمكنني تغيير القرارات السابقة مرارًا وتكرارًا. أعلم أن العملاء يحتاجون إلى بعض المواعيد النهائية ، وأنا أقدمها. ومع ذلك ، أقدر المعالم ، وليس كل مهمة واحدة. على سبيل المثال ، يمكنني أن أخبرك أنني أصمم هذه الصفحة المقصودة في غضون أسبوع. لكنني لا أريد التعمق في تفاصيل مثل ما سأفعله في اليوم الأول ساعة بساعة.

لقد عرضت ترتيبتي المثالية. ماهو لك؟