دليل Covid 19 الإرشادي للاجتماعات الافتراضية: الوصول وتسجيل الوصول

لقد أرسلت جميع موظفيك إلى المنزل للبقاء في أمان والحفاظ على مسافاتهم ، والآن حان وقت اجتماعك الأسبوعي صباح الاثنين. ليس الأمر كما لو لم يكن لديك اجتماع افتراضي من قبل - تفعل ذلك طوال الوقت. ولكن فجأة ، هذا يشعر بعدم الارتياح. كل خلفية شاشة مختلفة وغير مألوفة. لم يكن لديك مثل هذه النظرة الحميمة في حياة كل هؤلاء الناس من قبل. ولكن من أجل إلهام الشعور بالحياة الطبيعية ، تبدأ هذا الاجتماع بالطريقة التي لديك كل صباح يوم الاثنين ، عن طريق كسر نكتة عن عطلة نهاية الأسبوع الخاصة بك ثم تحويل انتباهك إلى شريحة جدول الأعمال أثناء مشاركة الشاشة.

اعتدنا على تجربة ذلك أيضًا. في Cultivating Leadership ، كنا نكتشف كيف يمكن للاستشارات الافتراضية العالمية أن يكون لها نوع من الثقافة الإبداعية المترابطة التي يتطلبها هذا العالم المعقد. وقد تعلمنا أن معظم الاجتماعات الافتراضية منفصلة وغير مبدعة. فيما يلي عنصرين رئيسيين لإنشاء أساس متين لاجتماع افتراضي مبتكر ومتصل.

خلق شعور بالوجود

أعتقد أن فن الوصول غير مبال. نميل إلى الاندفاع إلى اجتماع في المكتب مع تفكيرنا في الاجتماع الأخير أو في المشروع المستحق في نهاية اليوم. عندما نكون افتراضيين ، يصبح الأمر أسوأ. لقد وصلنا إلى منتصف الطريق ، ونكتشف أنه من المحتمل أن نخرج هذا الاقتراح بنهاية الاجتماع إذا كانت الأمور بطيئة. أو تابع آخر الأخبار التي نستهلكها بشكل محموم في قلقنا. ثم نكون نصف حاضرين في الاجتماع الافتراضي الذي أعتقد أنه في الواقع أسوأ من فقدان الاجتماع تمامًا.

في اجتماعاتنا في Cultivating Leadership ، نأخذ ثلاث أو أربع دقائق للتركيز حقًا ، ونشعر بأقدامنا على الأرض ونلاحظ تنفسنا. ولكن حتى في اجتماع قصير ، يمكنك أن تستغرق 25 ثانية لمساعدة الناس على الوصول. قم بإبطاء سرعتك ، وانظر مباشرة إلى الكاميرا ، واطلب من الأشخاص أن يأخذوا نفسًا عميقًا أو اثنين أثناء إخمادهم لما يقومون به. ذكّرهم بالغرض من هذا الاجتماع وما تأمل حقًا تحقيقه خلال الدقائق X القادمة. إنه لأمر مدهش كيف أن هذا المستوى من الطلب يجعل الناس يضعون هواتفهم ، ويغلقون شاشة أخرى ، ويكونون حاضرين بالفعل في هذا الاجتماع.

لقد وصلت الآن.

تحقق مع الجميع

نعلم أنه في التعقيد ، يعد تسجيل الوصول في اجتماع أداة مفيدة (إليك مقطع فيديو لدينا حول هذا). في اجتماع افتراضي ، هذا إلزامي. لا يمكنك الوصول إلى ما يحدث حقًا في عالم كل شخص ما لم تطلبه. قد يكون هناك طفل يبكي خارج الباب مباشرة ، مكالمة من طبيب مع تشخيص بعد هذه المكالمة مباشرة ، معركة مع زميل في الغرفة حول استخدام المكان الهادئ الوحيد في الشقة. عندما نعمل في المنزل في الغالب ، فإن الحدود بين من نكون في المنزل ومن نحن في العمل - لا تتلاشى مع ذلك أبدًا. نحن بحاجة إلى استبدال ما قاله نظامنا العصبي في اجتماع شخصي. نحتاج أن نعرف شيئًا عما يحدث مع كل هؤلاء البشر الذين يظهرون كرؤوس على الشاشة.

الحد الأدنى الذي تريده هو الحصول على اتصال سريع بما يهم. أعتقد أنه في عالم افتراضي إلزامي شائك وغير مستقر اليوم ، فإن الحصول على إحساس بالمكان (أين أنت؟) والعاطفة (كيف حالك؟) أمران حيويان. بناءً على الاجتماع ، قد تطلب تسجيل دخول سريعًا جدًا ("أخبرنا بمكانك وأعطنا ثلاث كلمات لوصف يومك حتى الآن") ، أو قد ترغب في شيء أبطأ وأكثر روحية ("كيف حالك مع كل الاضطرابات في العالم الآن؟ ").

مع مرور الوقت وتزايد استخدام مجموعتك لهذا العالم الافتراضي الجديد تمامًا ، قد ترغب في التحقق من معلومات قد توجه الاجتماع ("ما هو أهم شيء بالنسبة لك للخروج من هذا الوقت؟ معًا؟ "أو" ما أكثر ما أدهشك بشأن ما سمعته من العملاء هذا الأسبوع؟ "). على أي حال ، تريد السماح لكل شخص بالتحدث مرة واحدة ودون انقطاع.

إذا كنت مهتمًا حقًا بإنشاء فريق يستمع جيدًا ، فيمكنك القيام بجولة ثانية من تسجيل الوصول ، جولة الشرفة: ما هي الأنماط التي سمعناها للتو من مجموعتنا؟ ما هي القيم المتطرفة؟ ما المفقود الذي ظننت أنه قد يكون هناك؟ هذا يساعد الفريق على البدء في الاستماع إلى بعضهم البعض بشكل أعمق والاستماع بشكل أعمق إلى النظام الذي تقوم بإنشائه معًا قطعًا لا تقدر بثمن من القيادة في التعقيد.

من خلال مساعدة فريقك على الوصول وتسجيل الوصول ، أنشأت الأساس الذي سيجعل اجتماعك الافتراضي على الأقل جيدًا مثل اجتماعاتك الشخصية. في المدونة التالية ، سأقدم أفكارنا حول كيفية الاستفادة من هذا الأساس القوي.

نشر في الأصل على https://www.cultivatingleadership.co.nz.