تصوير يوجندرا سينغ من Pexels

7 استراتيجيات كيفية الإدارة الفعالة للفرق الافتراضية عالية الأداء

استراتيجيات إنتاجية عالية للتنفيذ الفوري

هل أنت قلق بشأن إنتاجية فريقك خلال أزمة الهالة؟ تطلب الشركات تدريجياً من موظفيها العمل من المنزل لمحاربة COVID-19 ويتخيل المديرون زملائهم يشاهدون Netflix في PJ's على الأريكة بدلاً من التركيز على مهامهم.

لكن هذه الأزمة قد تحسن إنتاجية فريقك وتتسبب في زيادة السعادة بين أعضاء فريقك. وفقًا لدراسة ستانفورد ، فإن العمل من المنزل يعزز بشكل مذهل الإنتاجية ويخفض أيضًا معدل الاستنزاف. قطع الرحلة يمنح الموظفين المزيد من الوقت في متناول اليد ويقلل الضغط.

يوفر جهاز العمل عن بعد بنصف الوقت ما يعادل 11 يوم عمل في السنة في الوقت المناسب. - تحليلات مكان العمل العالمي

العمل عن بعد جيد أيضًا للبيئة. يقلل من انبعاثات الكربون من خلال وجود عدد أقل من السيارات في الشوارع. من الناحية المالية ، يؤتي ثماره لكل من الموظفين والشركات. يمكن لأصحاب العمل تقليل الإيجار بشكل كبير وسيوفر المسافرون بنصف الوقت ما بين 2500 دولار و 4000 دولار سنويًا للتنقل وفقًا لـ Global Workplace Analytics. تظهر نفس الدراسة أن العمل المنتظم من المنزل ، في الولايات المتحدة ، قد زاد بنسبة 173٪ منذ عام 2005. الفرق الافتراضية في ازدياد ، ليس فقط خلال أزمة مثل الوباء.

قد تكون هذه فرصة لإعادة تعيين كبيرة من حيث كيفية عملنا. - مات مولنويج

بجانب جميع مزايا الفرق الافتراضية ، هناك أيضًا تحديات لإدارة الموظفين بشكل فعال عن بعد. كيف يمكنك إبراز أفضل زملائك الظاهريين كعضو في الفريق وقائد؟

1. وضع معايير للعمليات والمهام المتكررة

إن تطبيق الأنظمة وامتلاك طريقة عمل قياسية يمنح الموظفين التوجيه ويساعدهم على معرفة ما هو متوقع بالضبط. المهام والعمليات الواضحة مع التفاصيل حول من يجب أن يفعل ما حتى يساعد على تجنب الارتباك ودعم الفريق للعمل بكفاءة.

2. تحديد أدوات الاتصال والتعاون

نظرًا لأنك لا تتجمع كثيرًا ، من المهم توفير مساحة لمحادثة غير رسمية للحفاظ على اتصال المجموعة على قيد الحياة. أفضل أداة لمبرد المياه الافتراضي هي الدردشة الجماعية. هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها. في شركتي ، نستخدم Microsoft Teams التي تعمل بشكل جيد بالنسبة لنا. في حال كنت بحاجة إلى إصلاح سريع للتعامل مع التغيير السريع ، سيكون Skype خيارًا جيدًا.

لاجتماعات الفريق والمحادثات الرسمية الأخرى ، قم بإعداد أداة للمكالمات الجماعية. Skype و Teams خياران جيدان. من المهم التأكد من أن جميع الأعضاء يمكنهم الوصول إلى الأدوات ومعرفة أيها هو الوضع الافتراضي.

يعد وجود أداة مشاركة الشاشة في مكانها أمرًا ضروريًا للاجتماعات ، ولكن أكثر للعمل في المهام أو المشاريع المشتركة ، مثل التخطيط المالي والعروض التقديمية وما إلى ذلك

من أجل التعاون الفعال ، غالبًا ما يحتاج العديد من زملاء العمل للعمل على نفس المستندات. إذا لم تكن أدوات إدارة المشروع الخاصة بك تحتوي على ميزات تعاون ، فيمكنك استخدام Google Drive أو Dropbox.

3. جدولة اجتماعات منتظمة وتكون متاحة

يمكن للعمل من المنزل فصلك بسهولة عن الشركة والفريق. جلسات الفريق المنتظمة ستساعد على التغلب على الشعور بالعزلة. ابتكر روتينًا وشعورًا رسميًا في المكتب خلال الاجتماعات للحفاظ على تحفيز الجميع.

يجب على القادة وزملاء العمل الإشارة إلى توفرهم للاتصال عند الحاجة. يمكن أن يكون تبادل الخبرات حول الهوايات والعطلات وما إلى ذلك طريقة رائعة للاتصال البشري بين أعضاء الفريق الافتراضي.

4. اختر أوقات الاجتماع وأيامه بحكمة

إذا كنت تخطط لجميع اجتماعاتك عندما يكون الجميع أكثر إنتاجية ، فسترى انخفاض إنتاجيتك. عادة ، يكون الأشخاص أكثر إنتاجية في ساعات الصباح. لكن الجميع مختلفون ومن المفيد مناقشة ذلك داخل الفريق. هذا ما يجب أن تضعه في اعتبارك عند اختيار الوقت واليوم وفقًا لدراسة من قبل Priceonomics:

  • يوم الاثنين هو أكثر الأيام إنتاجية وينخفض ​​إلى يوم الجمعة باعتباره أكثر الأيام إنتاجًا
  • الوقت الأكثر إنتاجية هو من الساعة 8 صباحًا حتى 11 صباحًا
  • تنخفض الإنتاجية بعد وقت الغداء وتنخفض تمامًا بعد الساعة 4 مساءً

أفضل وقت لجلسات الفريق هو الخميس وبعد ظهر الجمعة. إنها عادة قيّمة إغلاق الأسبوع بملخص لما تم إنجازه وما هو مرتفع في قائمة الأولويات للأسبوع القادم.

5. انتقل للفيديو عبر الدردشات والبريد الإلكتروني

الطريقة الأكثر فعالية للتواصل هي وجها لوجه. عندما ترى بعضكما البعض ، تتواصلان بشكل أكبر على المستوى الشخصي وتفهمين لغة الجسد وتقليد الإيماءات والإيماءات بشكل أفضل. لتجنب سوء فهم محادثة فيديو سريعة هي أفضل طريقة للاتصال الفعال. سيحافظ التواصل المفرط وإعطاء الوقت للمحادثات الرسمية وغير الرسمية على الرغبة في التعاون مع أعضاء الفريق.

إذا كان عليك كتابة رسائل بريد إلكتروني لأن زملائك في العمل غير متاحين ، اجعلها قصيرة وبسيطة. اطلب نتيجة محددة وأعط تعليمات واضحة. يمكن أن يؤدي توفير الخيارات إلى حل المشكلة دون إرسال رسائل بريد إلكتروني بينج بونجينج ذهابًا وإيابًا.

قدم المساعدة للجميع ولا تضيع وقتهم من خلال إجابات البريد الإلكتروني المكونة من كلمتين. احتفظ بهذا النوع من الاتصالات للدردشة الجماعية الخاصة بك.

6. تحديد الأهداف وتتبعها وتنفيذ حلقات التغذية الراجعة

كل شخص مختلف ولديه احتياجات مختلفة من حيث تحديد الأهداف وتتبعها وتلقي التعليقات. قد يكره بعض الأشخاص التتبع الصارم ، فهم يعرفون ما يجب عليهم فعله وسيقدمون نتائجهم. في هذه الحالة ، يكفي تحديد الجداول الزمنية للأهداف النهائية.

قد يحتاج أعضاء الفريق الآخرون إلى اتصال وثيق وملاحظات مباشرة حول نتائجهم. ثم قم بإعداد الأهداف وترتيب جلسات الملاحظات المنتظمة المتعلقة بالمهام.

تعتبر التغذية الراجعة والتوجيه ضرورية لتحسين والمضي قدمًا بشكل فردي وكفريق. من الناحية المثالية ، يجب أن يتلقى الجميع ملاحظات منتظمة حول أداء العمل ، والتنمية الشخصية ، والتعاون ، والالتزام. اجعلها جزءًا من إيقاع المجموعة وأبرز غرض الجميع في الصورة الأكبر. ترتيب الترتيب الفردي المنتظم سيؤثر في الفرق عالية الأداء.

7. خلق شعور فريق حقيقي

تتطلب إدارة الفرق الافتراضية جهدًا إضافيًا والتزامًا لخلق شعور جماعي. الشعور بالانتماء هو قطعة لغز مهمة للفرق الافتراضية عالية الأداء. طرق النجاح مع هذا هي:

  • إبقاء الفريق على علم بالرؤية والتطورات في الشركة
  • ضع موائد مستديرة افتراضية حول مشاريع الجميع ، وأعباء العمل ، والتحديات
  • احتفل بالمناسبات الخاصة مثل أعياد الميلاد ، وحقق أهدافًا أكبر
  • ابدأ واستمر في التواصل غير الرسمي
  • إذا كان ذلك ممكنًا ، اجتمع من وقت لآخر ، فلا شيء يمكن أن يحل محل الاتصال البشري الحقيقي

سيكون العمل عن بعد جزءًا من مستقبلنا. حسن التنفيذ والإدارة يمكن أن يؤدي إلى فرق عالية الأداء مع موظفين سعداء. دعونا نستخدم هذه الأزمة لتبني أسلوب العمل في القرن الحادي والعشرين.

كيف هي تجربتك كعضو في فريق افتراضي أو قائد فريق؟ ما الذي ساعدك على العمل بكفاءة من المنزل؟

شكرا للقراءة.