5 طرق يوضح لنا العلم كيفية العمل بشكل أفضل افتراضيًا

تصوير كريس بنسون ، Unsplash

كلنا كنا هناك في وقت ما. الساعة 3 مساءً يوم الأربعاء. لقد أجريت الآن ست ساعات من المكالمات الهاتفية مع زملاء العمل. ويبدو أن دماغك قد توقف عن العمل. كل ما يمكنك سماعه هو ضجيج ينزل من الهاتف ، ولا يمكنك التركيز بعد الآن.

العمل الافتراضي هو الدعامة الأساسية لمنظمة اليوم. في الغالب الأمر مثير للغضب ، مرهق ، وغير فعال للأسف. ومع ذلك ، لا يجب أن يكون الأمر بهذه الطريقة. مع مزيد من الشركات التي تفكر في زيادة العمل الافتراضي - خاصة بالنظر إلى المخاوف الجديدة التي يحتمل أن تكون دائمة حول فيروس جديد - قد يكون الوقت المناسب الآن لصقل أفضل الأفكار من العلوم لكيفية جعل العمل الافتراضي أقل ... حسنًا ، العمل.

هنا خمسة من المفضلة لدي.

اجعلها أكثر اجتماعية

يصنف الدماغ بشكل تلقائي ودون وعي الأشخاص على أنهم داخل المجموعة وخارجها. التعاون مع أعضاء المجموعة لا يشعر بالتحسن فحسب ، بل نعالج معلوماتهم بشكل أكثر ثراء ، ونرتكب أخطاء معرفية أقل. يبدو التعاون مع أعضاء المجموعة الخارجية وكأنه تهديد. نحن حذرون ولا نثق بهم كثيرًا. لسوء الحظ ، يبدو أن الدماغ البشري مبني بشكل افتراضي على المجموعة الخارجية ، حتى يثبت العكس.

الحل البسيط للعمل الافتراضي هو تغيير الطريقة التي نصنف بها المشاركين الآخرين في جلسة عمل افتراضية كأشخاص حقيقيين ، بدلاً من المفاهيم.

أنت تعرف هذا الشعور عندما كنت تعمل مع شخص ما لأشهر على المكالمات الهاتفية ثم تلتقي في النهاية شخصيًا؟ وما مدى سهولة العمل معهم بعد ذلك؟ هذه هي الآلية التي أشير إليها. أفضل طريقة للقيام بذلك هي الالتقاء شخصيًا بالطبع ، ولكن لا يزال بإمكاننا بناء مشاعر داخل المجموعة باستخدام الفيديو للاجتماعات. إذا لم يفلح ذلك لسبب ما ، فتأكد من تخصيص وقت للتعرف على فريقك كبشر. شاهد صورهم ، وتعرف على حياتهم ، وأهدافهم ، وهواياتهم ، وستصنف هؤلاء الأشخاص على أنهم بشر حقيقيون بدلاً من مجرد أصوات في نهاية الهاتف. ونتيجة لذلك ، ستعمل جميعًا بشكل أفضل نتيجة لذلك.

ما تراه هو ما تحصل عليه

بينما نتحدث عن الفيديو ، فإن أحد مواطني الحيوانات الأليفة هو الأشخاص الذين لا يأخذون لحظة لإعداد الفيديو الخاص بهم حتى تتمكن من رؤيته بوضوح واحتراف. في كثير من الأحيان نتلقى مكالمة فيديو وشخص ما لديه إضاءة خلفية ، مما يجعلها تبدو وكأنها استجواب. أو لا إضاءة على الإطلاق. أو نصف رأسهم مقطوع. أو على الأقل المفضلة لدي ، فهي قريبة جدًا من الكاميرا ويمكنك أن ترى الكثير كثيرًا.

عندما لا يأخذ شخص ما وقتًا للظهور بشكل احترافي على الشاشة ، فمن المحتمل أن نفترض دون وعي أنه قذر في عوالم أخرى. يعتمد التعاون الجيد بأي شكل من الأشكال على الثقة ، وعلى الأشخاص الذين يأخذون بعضهم البعض في كلمتهم. تظهر الأبحاث أن الثقة تتكون من عنصرين رئيسيين: الدفء والكفاءة. إن عدم الاهتمام برؤيتكم يقلل بوضوح من كليهما ، وسيؤثر على جودة التفاعل ، من خلال تقليل الثقة ، ومن خلال التشتيت المستمر.

نصيحة سليمة

فيما يلي أحد أكبر الأخطاء التي أراها في العمل الافتراضي ، سواء مع الفيديو أو بدونه. إذا استغرق الأمر جهدًا لسماع الناس يتحدثون ، فإن اللعبة انتهت. كلنا لدينا اهتمام محدود ، وجودة الصوت الرديئة هي مصدر إلهاء كبير ، مما يعوق المعالجة الجيدة. كل شيء عن نسبة الإشارة إلى الضوضاء. مع وجود إشارة صوتية نظيفة ، يكون أي نوع من العمل أسهل كثيرًا. مع الصوت البعيد ، الخشن ، أو المتقطع ، يركز الجميع على ذلك بدلاً من العمل في متناول اليد.

في مؤسستي الخاصة ، استثمرنا الوقت والأموال في إيجاد حل الميكروفون المثالي لقاعات المؤتمرات لدينا. ثم قمنا باختبار الصوت بدقة ، وتوصلنا إلى أن التحدث حرفيا على بعد قدم واحدة من الميكروفون يعمل ، ولا شيء آخر يفعل. في بداية أي اجتماع ، نذكر الأشخاص الذين ليس لديهم هذه العادة متأصلة. بصوت واضح ونقي ، يبدو الأمر وكأنك هناك. الميكروفون المفرد على السطح الذي يلتقط ستة أشخاص لا يقطعه. استثمر في تكنولوجيا الصوت حتى تتمكن العقول ، أينما كانت ، من التفاعل بالطريقة التي قصدت: التركيز على أفكار بعضهم البعض ، وليس على الفكر التدخلي ، "متى سيتحسن الصوت؟"

جديلة المرئيات

على الرغم من أننا نعتقد أن العمل فعليًا - مثل استخدام Zoom أو Webex أو Skype أو أي شيء مشابه - سيكون أبطأ وأقل فعالية ، اتضح أنه مع بعض التفكير الإبداعي (وافتراض أنك تستجيب للنصيحة أعلاه بشأن الإضاءة وجودة الصوت) ، يمكن لهذه التنسيقات فعلاً أكثر من الاجتماعات الشخصية.

تخيل أنك تناقش مشروعًا مع فريق من ثمانية أشخاص ، كلهم ​​أمام الكاميرا في مواقع منفصلة. يمكن لقائد الفريق طرح سؤال والحصول على إشارة مرئية للرد ، مما يوفر الكثير من الوقت. يمكنهم أن يطلبوا من الجميع أن يعبروا عن إعجابهم بـ "أوافق" ، وإبهامًا جانبيًا لـ "لست متأكدًا" ، وإبهامًا لأسفل "لا أوافق". أسئلة مثل "ما رأي الناس في هذه الفكرة؟" أو "هل غطينا جميع الزوايا هنا؟" هي أكثر فعالية على منصة الفيديو حيث يمكن للجميع رؤية رد فعل الفريق بأكمله في لحظة.

ملاحظة أخيرة حول ردود الفعل: راقب الإيماءة. أومئ الناس بشكل غير واعي عندما يوافقون على نقطة ما ، ويومئون بحماس عندما يوافقون بقوة. يمكن للقائد أن يلاحظ شخصًا يبدو متحمسا لموضوع ما ويدعو إليه. هذه الأنواع من الإشارات البصرية ، مع القليل من الممارسة ، إلى جانب التسهيل الجيد من قبل قائد الفريق ، يمكن أن تجعل العمل الافتراضي يسير بشكل أسرع.

استفد من القنوات الخلفية لتسريع الأمور

على غرار النقطة السابقة حول استخدام العناصر المرئية ، يمكننا أيضًا استخدام وظائف الدردشة لتمكين الجميع من مشاركة أفكارهم "بالتوازي". يحدث التحدث في مجموعة بالتسلسل - يتكلم شخص بعد الآخر ، ويتفاعل الناس مع أفكار الشخص الأول ، ويستجيب الآخرون أكثر.

كل هذا يستغرق وقتا. في بعض الأحيان يكون الأمر أكثر فاعلية للحصول على مساهمة فريق كامل في الكتابة دفعة واحدة ، على سبيل المثال في وظيفة الدردشة أو في مستند مشترك ، بحيث يمكن للجميع رؤية الإخراج.

هناك فن لهذا ، وفي معهد NeuroLeadership لقد تم صقل هذا المفهوم للمعالجة المتوازية لبعض الوقت للاستخدام الداخلي وبدء تعليم الآخرين أيضًا. (في حين أن هذه ربما تكون أداة القوة الحقيقية لجعل الاجتماعات الافتراضية تعمل حقًا ، إلا أنه يجب استخدام الفكرة بعناية حتى لا تشتت الانتباه. فأنت لا تريد أن يتحدث الناس مع بعضهم البعض كثيرًا بدلاً من الانتباه في لقاء.)

في ما يلي مثال لكيفية ظهور ذلك. تخيل فريقًا يتخذ قرارًا بشأن استراتيجية تسويق لمنتج جديد. قد يطلب الزعيم من المجموعة أن يعطي كل منهم تقييمًا للفكرة ، على مقياس من 1 إلى 10 ، دون أي تعليق إضافي ، كل ذلك في محادثة. بسرعة كبيرة ، لدى المجموعة بأكملها شعور حول شعور الجميع حيال الفكرة. ثم قد يطلب القائد من الناس لكل قائمة ثلاثة أسباب وثلاثة أسباب ضد الفكرة.

حقيقة أن كل شخص يمكنه القيام بذلك في وقت واحد ، وبعد ذلك يمكن للجميع قراءة كل هذا في نفس الوقت ، تتحول محادثة مدتها 30 دقيقة تبدو عشوائية ، استنادًا إلى من يشعر وكأنه يتحدث أو يتحدث بصوت أعلى ، إلى محادثة مدتها 10 دقائق هذا أكثر تركيزًا ، وأكثر استنادًا إلى البيانات ، و - ها هو الوسيلة - أقل انحيازًا وأكثر شمولاً ، شيئان مهمان جدًا للمنظمات مؤخرًا. أنا لا أقول أننا لا يجب أن نترك الوقت لمناقشة حرة. لكن الحصول على ملاحظات أساسية حول فكرة من ثمانية أشخاص في مسلسل غير فعال بشكل محبط.

باختصار ، مع بعض العادات الجيدة على مستوى الفريق والمستوى التنظيمي ، اتضح أن العمل يمكن أن يكون فعليًا أفضل من الذهاب إلى المكتب ، عندما يتعلق الأمر بجعل الاجتماعات فعالة. أضف إلى ذلك وقتًا أقل في حركة المرور ، والمزيد من الوقت للعمل والتفكير الآخرين ، وخاصة في الآونة الأخيرة ، قلل الخوف من مشاركة أي نوع من العدوى ، ويبدو أن العمل الافتراضي هو شيء قد نقوم به جيدًا للتركيز على القليل أكثر.

ظهر هذا المقال أصلاً في مجلة فوربس.